Kontaktmanagement

Zwei Arten von Informationen über einen Menschen

Die meisten Werkzeuge fürs Kontaktmanagement sind für die erste Art gebaut: Kontaktdaten. Name, Firma, E-Mail, Telefonnummer, Adresse. Sie sind strukturiert, ändern sich selten und lassen sich leicht speichern – jedes Telefon hat dafür ein Adressbuch.

Die zweite Art ist Kontext: das, was du über jemanden aus Gesprächen weißt. Wo er vorher gearbeitet hat, woran sie gerade arbeitet, wer euch vorgestellt hat, wie der Partner heißt, was sie dir schicken wollte. Kontext macht ein Gespräch persönlich – und genau dafür hat ein Adressbuch keinen Platz.

Gutes Kontaktmanagement umfasst beides. In der Praxis halten die meisten Systeme die Daten fest und verlieren den Kontext.

Kontaktmanagement im Unternehmen und für dich selbst

Im Unternehmen findet Kontaktmanagement meist in einem CRM statt, etwa einem Vertriebssystem, und die Kontakte gehören der Firma. Es ist um Deals, Kunden und Pipelines herum organisiert.

Persönliches Kontaktmanagement betrifft die Beziehungen, die dir selbst gehören: Kunden als Freelancer, Menschen aus deiner Branche, frühere Kollegen, Investoren, Bekannte von Bekannten. Werkzeuge dafür heißen oft persönliches CRM. Die Kontakte gehen mit, wenn du den Job wechselst.

Kontaktmanagement oder CRM?

Das sind nicht zwei Produkte, sondern eine Praxis und eine Software-Kategorie dafür. Kontaktmanagement ist das, was du tust. Ein CRM ist eine Art Werkzeug dafür – und die meisten CRMs sind für ein Vertriebsteam gebaut, nicht für dich.

Die Frage, die zählt: Für welche Aufgabe stellst du das Werkzeug ein?

Die Kunden eines Unternehmens im Griff behalten – wer betreut den Account, in welcher Phase steckt welcher Deal, was wurde zugesagt. Das ist ein Vertriebs-CRM, und die Daten gehören der Firma.
Deine eigenen Leute im Griff behalten – wen du kennst, was sie dir erzählt haben, wann. Das ist persönliches Kontaktmanagement, und diese Daten sollten mit dir gehen.

Die meisten, die nach Kontaktmanagement-Software suchen, erledigen die zweite Aufgabe mit einem Werkzeug für die erste – und geben ungefähr beim vierten Pflichtfeld auf.

Übliche Wege, Kontakte zu verwalten

Das Adressbuch im Telefon. Immer dabei, gut für Kontaktdaten, kaum Platz für Kontext.
Eine Tabelle. Flexibel und kostenlos, aber jede Änderung ist Handarbeit, und sie übersteht selten einen vollen Monat.
Eine Notiz-App oder eine Notion-Datenbank. Platz für Kontext, aber du musst alles selbst aufschreiben und ordnen.
Ein Unternehmens-CRM. Leistungsstark, aber für Vertriebsteams gebaut, und die Daten gehören deinem Arbeitgeber.
Ein persönliches CRM. Für Einzelpersonen gebaut. Manche importieren deine Kontakte und erinnern dich, dich zu melden; andere konzentrieren sich darauf, festzuhalten, was du erfährst.

Eine einfache Methode, die mit jedem Werkzeug funktioniert

Direkt nach dem Gespräch festhalten. Kontext verblasst innerhalb von Tagen. Eine Notiz aus derselben Stunde ist mehr wert als eine sorgfältige aus der nächsten Woche.
Ein Ort pro Person. Egal welches Werkzeug: Alles über jemanden sollte über seinen Namen auffindbar sein.
Die Quelle behalten. Notiere, wann und wo du etwas erfahren hast. „Hat im März erzählt, dass er vielleicht nach Berlin zieht" hilft; „zieht nach Berlin" stimmt womöglich schon nicht mehr.
Vor dem Treffen lesen. Dreißig Sekunden mit deinen Notizen vor einem Anruf bewirken mehr als jede Erinnerung.

An Schritt eins scheitern die meisten Systeme, weil er genau im ungünstigsten Moment Aufwand kostet.

Wo neoo hineinpasst

neoo ist für die Kontext-Hälfte gebaut, und für Schritt eins. Nach einem Gespräch sprichst du eine halbe Minute oder tippst. Es ordnet die Fakten jeder erwähnten Person zu, fragt nach, wenn ein Name zwei verschiedene Menschen meinen könnte, und verknüpft jeden Fakt mit der Aufnahme – damit ist auch Schritt drei erledigt.

Kontaktdaten verwaltet es nicht: kein Adressbuch, kein Import, keine Erinnerungen. neoo ist derzeit in der Beta; die Oberfläche ist auf Englisch.

Häufige Fragen

Was ist Kontaktmanagement?

Das, was du über deine Kontakte weißt, so zu ordnen, dass du es wiederfindest – die Kontaktdaten (Name, Firma, Erreichbarkeit) und den Kontext aus euren Gesprächen. Die meisten Werkzeuge decken das Erste ab und verlieren das Zweite.

Was ist der Unterschied zwischen Kontaktmanagement und einem CRM?

Kontaktmanagement ist die Praxis, ein CRM eine Software-Kategorie dafür. Vertriebs-CRMs ordnen die Kunden eines Unternehmens nach Deals und Pipelines, und die Daten gehören der Firma. Persönliches Kontaktmanagement betrifft die Beziehungen, die dir selbst gehören.

Was solltest du zu einem Kontakt festhalten?

Genug, um das nächste Gespräch dort zu beginnen, wo das letzte endete: woran sie arbeiten, wer euch vorgestellt hat, was du zugesagt hast – und wann du es erfahren hast. Das Datum zählt so viel wie der Fakt: Menschen wechseln Jobs und Städte.

Reicht eine Tabelle für Kontaktmanagement?

Für ein paar Dutzend Menschen ja – eine Tabelle ist kostenlos, flexibel und sofort da. Sie scheitert an dem Schritt, der am meisten zählt: sie direkt nach dem Gespräch zu füllen, Woche für Woche, wenn du im Stress bist. Entscheide nach diesem Schritt, nicht nach dem Funktionsumfang.